Вернадского

Электронный документ и электронная подпись на сайте

11 февраля 2021

Новые требования к официальному сайту предусматривают размещение не только копий, но и электронных документов, в том числе электронных документов, подписанных простой электронной подписью. Это вызвало шквал вопросов. Ответим на наиболее популярные.
1. Теперь нужен другой сайт, который может поддерживать публикацию электронного документа с электронной подписью?
Ответ. Нет. Электронный документ подписывается электронной подписью с помощью специальных информационных систем, которые в большом разнообразии представлены на рынке подобных услуг. Например, компания "ЭОС", предлагающая сервис "Карма", компания "Контур" и многие другие. Электронная подпись проставляется в документе с помощью приобретаемых отдельно программ и после этого загружается в соответствующий раздел сайта. Другими словами речь идет о том, что теперь необходимо публиковать те файлы, которые были подписаны с помощью специальных программ. Поэтому с точки зрения конструктора сайта изменений не произошло. Только загружается не скан копия документа с печатью, а документ подписанный через специальную программу с помощью электронной подписи. И этими программами, и изготовлением электронных подписей занимаются специализированные организации, чьи контакты Вы можете найти в поисковых системах по запросам "изготовить электронную подпись" и т.п.
2. Мы отсканируем документ с печатью, и он будет электронным документом с электронной подписью.
Ответ. Нет. Отсканированный документ с синей печатью не является электронным документом подписанным электронной подписью. Проще всего проверить является ли документ электронным или нет, это попытаться выделить текст мышкой или с помощью комбинаций клавиш. Если получается выделить - значит документ электронный, если нет - значит это просто его графический образ.
В ФЗ-149 электронный документ определяется так: "электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах".
3. Мы отсканируем синию печать, подпись руководителя и вставим ее в документ Word. Сохраним в формате pdf и это будет электронная подпись.
Ответ. Нет. В ФЗ-63 дается такое определение электронной подписи: "электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию". То есть любое графическое изображение не является "информацией в электронной форме..." Говоря простыми словами - это набор знаков, который распознается компьютером, имеет владельца и привязывается с помощью программы к файлу. Существует три типа электронных подписей: простая, неквалифицированная и квалифицированная. Практически у каждой образовательной организации есть квалифицированная ЭП, которая используется с такими государственными информационными системами как ФИС ФРДО, bus.gov.ru и другие. Такая подпись подойдет для подписания и электронных документов, указанных в Приказе № 831.
ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД). Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" устанавливает определенный вид электронной подписи.

ГОСТ ЭП.png

Четвертый и самый важный вопрос. Что же делать администратору сайта, чтобы не нарушить закон?
Необходимо с помощью техподдержки организации, которая выпустила Вам электронную подпись, научиться подписанный электронной подписью документ преобразовывать в формат pdf и получившийся электронный документ проверить на соответствие ГОСТ 7.0.97-2016. После этого выложить на сайт в соответствующий раздел. Задача не очень простая, но решаемая.
Есть и другой вариант. В программах Word и Acrobat есть возможность создавать простую электронную подпись самому пользователю бесплатно. Вы без труда найдете в Интернете соответствующие инструкции. Однако дальнейшее использование этой ПЭП, ее проверка и т.д. требует платных дополнений, которые устанавливаются отдельно. Скорее всего у обычного пользователя разобраться с этим не получится и придется прибегнуть к помощи квалифицированного специалиста.
Еще раз обращаем Ваше внимание, что с помощью конструктора сайта Вы можете выкладывать любые форматы файлов, в том числе и электронные документы, подписанные простой электронной подписью. Портал ОШКОЛЕ.РУ полностью соответствует требованиям Приказа № 831.


0
Администратор, Ответить Цитата

Отправка комментария к публикации

На указанный email будет выслано уведомление о результатах модерации комментария.

Комментарии

Комментариев нет, оставить комментарий.
Волгоградский колледж управления и новых технологий
Министерство науки и высшего образования Российской Федерации www.minobrnauki.gov.ru МИНИСТЕРСТВО ПРОСВЕЩЕНИЯ РФ www.edu.gov.ru Комитет образования, науки и молодежной политики Волгоградской области obraz.volganet.ru Федеральный портал "Российское образование" www.edu.ru Информационная система "Единое окно доступа к образовательным ресурсам" window.edu.ru Единая коллекция цифровых образовательных ресурсов school-collection.edu.ru Федеральный центр информационно-образовательных ресурсов fcior.edu.ru Профсоюз работников народного образования и науки eseur.ru